Seja você um gestor ou mesmo um empreendedor, já deve ter se deparado com problemas financeiros em algum momento. As causas podem ser muitas, mas considerando as recorrentes crises que passamos no país, é possível que em algum momento uma delas afete sua empresa.  

Nestas horas, é necessária uma redução de custos operacionais, que podem ser a diferença entre manter ou não o negócio funcionando. Considerando a urgência de uma tomada de decisão, traremos algumas dicas que podem ajudar neste momento de dificuldade. 

Redução de custos operacionais: diminuir o quadro de funcionários geralmente é a última coisa a se fazer 

Quase sempre quando uma empresa enfrenta uma crise financeira, a primeira opção para redução de custos, costuma ser a demissão de funcionários. Entretanto, essa é uma forma precipitada de agir, pois raramente a resposta é excesso de efetivo. 

Só que esse erro costuma trazer junto outras consequências. Inicialmente até pode acobertar a falta de recursos, mas com o tempo esse movimento trará novos problemas para a empresa, além da própria questão financeira. 

Por exemplo: diminuir a mão de obra em uma linha de produção, pode sobrecarregar aqueles que ficaram, o que prejudicará a qualidade do produto. Além disso, o atendimento ao cliente ficará deficiente, ocasionando ainda mais perdas. 

A redução de custos operacionais demanda análises mais profundas no andamento do negócio, como vocês poderão ver a seguir. 

1 – Redução de custos – análise de processos e suas despesas 

A primeira coisa que você precisa fazer neste momento é uma minuciosa análise de custos. Ou seja, listar todo o gasto que a sua empresa tem, começando por aqueles básicos, que são: 

  • Água; 
  • Luz;  
  • Internet e telefonia;  
  • Materiais de almoxarifado e descartáveis; 
  • Matérias-primas; 
  • Funcionários; 
  • Impostos
  • Entre outros. 

Conversar com os funcionários e pedir relatórios sobre eventuais problemas, dificuldades durante o processo de produção ou realização do serviço, podem ajudar a entender melhor o que não está correndo bem dentro da empresa.  

Inclusive esta parte é fundamental para superar esse momento de dificuldade, pois conversar, jogar limpo com os funcionários e pedir sua ajuda, tornará tudo mais fácil. Isso porque ao fazer isso, você mostra valorizá-los, assim como as suas opiniões, o que fará com que eles também busquem soluções, sendo muitas que às vezes você, que está fora do dia a dia do setor, não conseguiria ver. 

2 – Diminuir os custos básicos 

Ao identificar todos esses custos, é o momento de analisar um a um para saber o que é possível fazer. Vamos observar alguns exemplos dos principais custos dentro de uma empresa: 

  • Internet – atualmente as empresas que ofertam serviços de internet, tem pacotes diferenciados para empresas. Neste caso, faça uma pesquisa de mercado e veja se aquele valor que você paga não está acima do que você poderia conseguir. Juntamente com isso, ver se aquele plano não é eventualmente acima das suas necessidades. Buscar promoções, planos diferenciados ou mesmo mudar de operadora, podem trazer uma boa redução de custos; 
  • Água – verificar se não há vazamentos, trocar os vasos sanitários por aqueles de caixa, torneira com sensor ou temporizador, fazer captação da água da chuva, são apenas alguns exemplos que podem reduzir consideravelmente os gastos; 
  • Materiais de escritório – uma forma interessante de economizar com algo essencial, dependendo da sua área, é saber o quanto se utiliza em determinado período e fazer uma compra maior, pois assim é possível conseguir preços melhores. Além disso, como eles não estragam, basta estocá-los da forma correta. 

2.1 – Redução de custos com energia elétrica   

A energia elétrica vale um capítulo especial, pois ela envolve por tabela outros setores que são afetados diretamente por ela. Para entender melhor, podemos dizer que vai além de soluções como trocar as lâmpadas do lugar pelas de LED, de não deixar aceso locais sem uso ou colocar sensores em locais de circulação intermitente e fazer mais uso da luz natural. 

Os equipamentos e eletrodomésticos presentes no local podem ter um impacto ainda maior nesses custos. Por exemplo: já parou pra pensar o custo que pode ter ao final do mês ter geladeiras, micro-ondas antigos e que não funcionam direito? Ou mesmo ar-condicionado sem a limpeza adequada, que exige muito mais gasto pra pode resfriar o ambiente? 

São exemplos que geram um custo adicional e que muitas vezes trocá-los por modelos novos e que tenham um consumo reduzido, farão uma boa economia no longo prazo. 

E temos os casos mais graves, que são os de computadores ou mesmo equipamentos de produção muito antigos e/ou sem a manutenção adequada. Nestes casos, o problema vai muito além de um gasto maior de energia por conta de uma maior demora para terminar o serviço (algo que com modelos mais modernos, você otimizaria o serviço, que terminaria antes, gerando economia). 

Isso porque, com a demora ou o funcionamento defasado de equipamentos, o serviço oferecido fica ineficiente ou mesmo a chance de atrasar entregas de produtos por problemas decorrentes de manutenção inadequada, vão aumentar. 

Claro que, em momentos de crise é complicado pensar em muitas mudanças nesse sentido, mas buscar alternativas, nem que seja uma mudança aos poucos, pode melhorar todo funcionamento da empresa. 

3 – Renegociar com fornecedores e credores 

Por fim, após buscar as soluções internas, chega o momento de avaliar aquilo que não depende exclusivamente da empresa. Entra aí a importância de um bom relacionamento com credores e fornecedores, seja buscando uma melhora nos prazos de pagamentos, seja uma renegociação de contratos de empréstimo, financiamento, etc. 

Até porque dependendo da situação econômica, muitos verão com mais vantagem renegociar, do que correr o risco da empresa quebrar e eles não receberem. 

Conclusão 

Momentos de crise costumam mexer conosco e afetar até mesmo nosso discernimento. Mas é justamente aí que há a necessidade de resiliência para pode analisar a situação em busca de uma solução. Estes são apenas alguns exemplos do que se pode fazer e em muitos casos, uma consultoria externa, pode ajudar e trazer uma luz aos problemas do momento e auxiliar na redução de custos operacionais da empresa. 

Afinal, qualquer grande empresa já passou por problemas, mas o diferencial delas foi a forma como eles deram a volta por cima e fizeram sua reestruturação financeira. 

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